Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt bedoeld met ‘verwerken’?

  • Met persoonsgegevens wordt bedoeld: informatie die iets zegt over iemand. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum en Burger Service Nummer (BSN), maar ook informatie over hoe het thuis gaat. De persoonsgegevens die we gebruiken, nemen we op in een dossier.
  • Verwerken betekent dat je persoonsgegevens bijvoorbeeld opvraagt, opslaat in een dossier of deelt met anderen.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Regiecentrum Bescherming en Veiligheid voert verschillende (wettelijke) taken uit:

Voor al deze taken is het nodig dat we persoonsgegevens verwerken. De gegevens die we nodig hebben, leggen we vast in een dossier. Voor elke taak die we uitvoeren, hebben we een apart dossier.

Ook de onafhankelijke klachtencommissie legt gegevens vast in een dossier als zij een klacht behandelen.

Over wie, waarom en welke verwerken wij gegevens?

Je leest hieronder van wie wij persoonsgegevens verwerken, waarom wij dat doen en wat wij met deze gegevens doen.

  • Over wie verwerken we persoonsgegevens?

    Over wie we gegevens verwerken is afhankelijk van de situatie.

    Wij verwerken vaak persoonsgegevens van meerdere personen zoals een kind, ouder(s) en/of andere gezinsleden.

    Soms leggen we nog gegevens van anderen vast, bijvoorbeeld van andere familieleden, pleegouders of de betrokken hulpverlening. Dat betekent dus dat in één dossier vaak persoonsgegevens van meerdere personen zijn verwerkt.

  • Waarom verwerken we persoonsgegevens?

    We gebruiken deze informatie om bijvoorbeeld een goed beeld te krijgen zodat wij jou goed kunnen begeleiden en kunnen uitleggen waarom bepaalde hulp wordt ingezet. Zo

    • verzamelen we informatie om de juiste hulp en ondersteuning kunnen bieden;
    • delen we informatie met andere professionals die betrokken zijn bij het kind of de jongere om goed te kunnen samenwerken.
  • Welke gegevens verwerken we?

    We verwerken algemene gegevens, zoals naam, geboortedatum en vaak ook een BSN. Afhankelijk van wat er speelt, verwerken we ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over :

    • de thuissituatie;
    • school en of werk;
    • de gezondheid;
    • contacten met hulpverleners;
    • incidenten, zoals geweld of verwaarlozing;
    • zorgen of juist verminderde zorgen.

Waarom mogen we gegevens verwerken? En mag dat zonder mijn toestemming?

Voor Veilig Thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering mogen we gegevens verwerken, omdat dit bij wet is bepaald. Wij hebben de opdracht van de overheid gekregen om deze werkzaamheden uit te voeren. Hiervoor hebben we geen toestemming van jou nodig. Voor diagnostiek, het vrijwillige kader en bij klachten mogen we persoonsgegevens verwerken, omdat we hier toestemming voor hebben. Dit is namelijk onderdeel van de opdracht die wij namens jou uitvoeren.

  • Wat zijn voorwaarden om gegevens te verwerken?

    Dat we persoonsgegevens mogen verwerken, betekent niet dat we dit zonder reden mogen doen. We doen dit pas als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van ons werk. We verwerken alleen die gegevens, die van belang zijn.

    Als we gegevens opvragen, dan bepalen we elke keer zorgvuldig welke gegevens we opvragen. Het betekent overigens ook niet dat we alle gegevens die we ontvangen, ook allemaal opslaan in het dossier.

    Ons uitgangspunt is dat we transparant zijn in wat we doen. Als we gegevens over iemand verwerken, dan brengen we de persoon hiervan op de hoogte. Het is dan helder welke gegevens we hebben verwerkt, van wie deze gegevens afkomstig zijn en met wie we welke gegevens delen.

  • Moet ik geen toestemming geven als jullie informatie opvragen of delen?

    Voor Veilig Thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering hebben we vaak geen toestemming nodig om gegevens op te halen of te delen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens zonder toestemming ophalen bij een betrokken huisarts, een ziekenhuis of een GGZ-instelling die betrokken is bij de jeugdige of opvoeder.

    Bij diagnostiek, begeleiding in het vrijwillig kader en bij klachten is dit anders. Dan vragen wij wel toestemming. Krijgen wij deze toestemming niet, dan is het soms niet mogelijk om onze opdracht uit te voeren.

    We hebben altijd jouw toestemming nodig als we persoonsgegevens buiten deze taken om willen verwerken.

Hoe komen we aan deze gegevens en met wie delen we gegevens?

  • Hoe komen we aan gegevens?

    Wanneer we betrokken zijn bij jouw gezin, dan hebben we gesprekken met jou en je andere gezinsleden. Daarnaast nemen we bijvoorbeeld contact op met je school, de huisarts en betrokken hulpverlening. Deze informatie kunnen we opnemen in het dossier. In het dossier vermelden we van wie we informatie hebben gekregen.

    Naast de gegevens die we ontvangen, leggen we onze eigen bevindingen vast.

  • Met wie delen we gegevens?

    Naast dat we gegevens verzamelen, is het soms ook noodzakelijk om gegevens met anderen te delen. Dit doen we niet zomaar. We doen dit alleen als de wet ons dit opdraagt of met toestemming. Bovendien doen we dit alleen als het nodig is voor de uitvoering van onze taak en/of we hiermee personen kunnen beschermen.

    Zo delen we gegevens met partijen die wij (indien mogelijk in overleg met jou) inzetten om jou te helpen of die al betrokken zijn.

    Verder delen we gegevens in de volgende situaties:

    • We doen een melding in de Verwijsindex(uitgezonderd bij diagnostiek en klachtendossier). Hierdoor kan een andere instantie die ook toegang heeft tot dat systeem, zien dat wij ook betrokken zijn.
    • Bij Veilig Thuis worden alle directbetrokkenen geregistreerd in het Veilig Thuis-register. Daarmee kunnen we zien of er al een andere Veilig Thuis betrokken is.
    • We delen gegevens aan de gemeente ter controle van de facturering van ons werk. De gemeente ontvangt hiervoor geen inhoudelijke informatie.

    We delen ook gegevens om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Denk aan:

    • de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht;
    • de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd in geval van een calamiteit of
    • met de (Kinder)Ombudsman wanneer zij hierom vragen.

Omgaan met gegevens en besluitvorming

Het dossier bevat privacygevoelige informatie. We gaan hier heel zorgvuldig mee om. We zorgen dat de gegevens die worden gebruikt juist en nauwkeurig zijn. Ook krijgen we soms de vraag of we geautomatiseerde besluiten maken. Hieronder lees je hier meer over.

  • Hoe gaan we met deze gegevens om?

    Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en de gegevens zijn niet zomaar op te vragen of in te zien door anderen. We zorgen ervoor dat de systemen die we gebruiken veilig zijn en voldoen aan de Europese richtlijnen.

  • Automatische besluitvorming en profilering

    Soms krijgen we vragen of we geautomatiseerde besluiten maken of profilering gebruiken (klik hier voor meer informatie).

    Beiden is niet het geval. De besluiten die wij nemen, zijn gebaseerd op een menselijke beoordeling.

Hoe lang bewaren we de gegevens

Het is afhankelijk van de taak die we uitvoeren hoe lang we een dossier bewaren.

  • Bewaartermijnen per organisatieonderdeel
    Adviesdossier van Veilig Thuis2 jaar na het advies
    Dossier na melding bij Veilig Thuis    20 jaar na afsluiten
    Jeugdbescherming30 jaar na afsluiten
    Jeugdreclassering20 jaar na afsluiten
    Vrijwillig kader20 jaar na afsluiten
    Diagnostiek20 jaar na afsluiten
    Klachtdossier5 jaar na afsluiten klacht

Wie hebben toegang tot de gegevens?

Dat er meerdere personen en functies toegang kunnen krijgen tot een dossier, betekent niet dat iedereen zichzelf toegang mag verlenen. Dit mag alleen als zij werkzaamheden moeten uitvoeren voor de taak die wordt uitgevoerd. Hier houden we ook toezicht op. De volgende personen of organisaties hebben toegang.

  • Medewerkers

    De betrokken medewerker (jouw contactpersoon) kan en mag in jouw dossier. Voor eventuele vervanging mogen ook directe collega’s in het dossier. Daarnaast worden medewerkers ondersteund door bijvoorbeeld administratief medewerkers, gedragswetenschappers, juristen en managers. Ook zij mogen daarom in een dossier.

  • Instanties

    Ons werk wordt gecontroleerd door enkele instanties (een Inspectie, accountant of een certificeringsbureau). Zij krijgen (steekproefsgewijs) inzage. Medewerkers van deze organisaties hebben een geheimhoudingsplicht.

  • Onderzoek

    Wij kunnen ervoor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek. Het kan zijn dat jouw dossier uitgekozen wordt voor een dergelijk onderzoek. Als onderzoekers toegang krijgen tot jouw dossier dan geldt ook voor hen een geheimhoudingsplicht. In de uiteindelijke onderzoeksrapportage valt nooit iets te lezen waaruit blijkt dat het om jou gaat.

Welke rechten hebben de personen over wie wij gegevens vastleggen?

We werken vaak met één dossier per situatie / gezin. Er zijn dan meer personen die rechten hebben over de vastgelegde gegevens in een dossier. Maar dat betekent niet dat iedereen ook dezelfde rechten heeft en deze kan gebruiken voor alle gegevens uit het dossier.
Jij hebt alleen rechten als de informatie over jou gaat. Als ouder heb je ook rechten over de gegevens die over je kind gaan. Dit is wel afhankelijk van de leeftijd van het kind en of je gezag hebt over je kind.  

Als je gebruik wilt maken van je rechten dan kan je hiervoor een verzoek doen. Wij besluiten vervolgens over je verzoek. We kunnen akkoord gaan met je verzoek, maar kunnen ook besluiten om niet of deels akkoord te gaan met een verzoek.
We gaan alleen deels of niet akkoord als we daar een reden voor hebben. Deze reden leggen we dan aan jou uit. Een reden kan bijvoorbeeld zijn: de rechten van andere betrokkenen, de veiligheid van een ander of omdat wij dan onze werkzaamheden niet meer goed kunnen uitoefenen.

Welke rechten zijn er?
  • Recht op inzage en een afschrift

    Je hebt recht op inzage over de gegevens die over jou in het dossier zijn opgenomen. Je hebt ook het recht op gegevens over je kind als je daarover het gezag hebt. Over welke informatie je recht hebt, is ook afhankelijk van de leeftijd van je kind.
    Ook kan er kosteloos een afschrift worden gegeven van dossierstukken.

  • Recht op correctie of aanvulling

    Wanneer jij vindt dat gegevens niet goed kloppen, dan kun je ons vragen deze gegevens te wijzigen of aan te vullen.
    Als wij van mening zijn dat er wel sprake is van een correcte verwerking, dan zullen wij de gegevens ongewijzigd laten en je standpunt aan het dossier toevoegen.

  • Recht op verwijderen

    Wanneer jij vindt dat wij de gegevens op een manier hebben verwerkt die niet is toegestaan, dan mag je ons vragen deze gegevens te verwijderen. Een voorbeeld is dat je van mening bent dat bepaalde informatie niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taak. Als wij van mening zijn dat er wel sprake is van een verwerking die is toegestaan, dan zullen wij de gegevens ongewijzigd laten en je standpunt aan het dossier toevoegen.

  • Beperking van het verwerken van persoonsgegevens

    Je kunt ons vragen om bepaalde gegevens niet te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je vindt dat wij deze gegevens niet juist hebben verwerkt in het dossier. Wij mogen dan tijdelijk deze gegevens niet verwerken, totdat wij hierover een gemotiveerde beslissing hebben genomen.

  • Verzet tegen het verwerken van persoonsgegevens

    Wij gebruiken jouw gegevens om een taak uit te voeren. Maar voor andere situaties (bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek) kun je ons vragen jouw persoonsgegevens hier niet voor te gebruiken.

  • Vernietiging van je hele dossier of dossierstukken

    Je kunt ons vragen om een deel of het hele dossier te vernietigen. Wij vernietigen tenzij:

    • dit volgens de wet niet mag of
    • wanneer wij vinden dat we de gegevens moeten bewaren, omdat dit in belang is van jou of voor een ander. Of
    • als wij nog bezig zijn met de uitvoering van deze taak.
Wat zijn de rechten van kinderen?

Welke rechten jij als kind hebt, hangt af van je leeftijd.

  • Jonger dan 12 jaar?

    Dan liggen de rechten over de gegevens bij jouw ouder met gezag of voogd.

  • Tussen de 12 en 16 jaar?

    Zowel jij als je ouder met gezag of voogd hebben dan rechten tot de gegevens die over jou zijn vastgelegd. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van jou nodig.

  • 16 jaar of ouder?

    In dat geval heb jij alleenrecht over de gegevens die over jou zijn vastgelegd. Wil je ouder met gezag of voogd gebruik maken van deze rechten, dan is hier jouw toestemming nodig.

Hoe kun je gebruik maken van je recht?

  • Als je vragen hebt over je dossier, dan kun je het beste je contactpersoon benaderen. Vaak kan hij of zij je hiermee al helpen.
  • Je kunt ook een officieel verzoek doen. Dit verzoek kun je doen aan de betrokken afdeling (per post of per mail) of de afdeling die in het verleden betrokken was.

Bij een officieel verzoek reageren wij binnen vier weken. Soms komt het voor dat we langer bezig zijn om een besluit te nemen over je verzoek of om aan je verzoek te voldoen. In dat geval informeren we jou hierover. We reageren altijd binnen drie maanden na het verzoek.

  • Wat als je het niet eens bent met ons besluit?

    Het kan zijn dat we iets anders besluiten dan jij hebt verzocht en wenst. Als jij het niet eens bent met dit besluit dan kun je de burgerlijke rechter vragen anders te beslissen. Voor deze procedure bij de rechtbank is geen advocaat nodig. Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ik heb toch nog vragen

  • Ik ben niet tevreden, wat kan ik doen?

    Het kan zijn dat je niet tevreden bent. Je vindt bijvoorbeeld dat we niet goed omgaan met je persoonsgegevens. In dat geval bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

  • Wat kan een Functionaris Gegevensbescherming voor mij doen?

    De Functionaris Gegevensbescherming geeft onafhankelijk advies en informatie rondom privacy. Dit advies wordt gegeven aan zowel de betrokkenen als aan de organisatie. Daarnaast kun je advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    Heb je (aanvullende) vragen over hoe Regiecentrum omgaat met de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG): info@regiecentrumbv.nl t.a.v. de FG.

  • Waar vind ik meer informatie over hoe de privacy is geregeld?

    Op deze website wordt algemene informatie gegeven over privacy bij Regiecentrum. Meer (gedetailleerde) informatie is te vinden in de privacyreglementen. De privacyreglementen geven een vertaling weer van de wet- en regelgeving rondom de gegevensverwerking.

    Er is ook een landelijke privacy app waar kinderen en ouders informatie kunnen vinden over hun privacy en rechten.